1. Parti e oggetto
Questo contratto vale tra te, in quanto cliente aziendale di Klyrenta (titolare del trattamento), e il gestore di Klyrenta indicato nelle note legali (responsabile del trattamento). Riguarda i dati personali contenuti nei documenti che carichi tu, o che i tuoi clienti caricano tramite un link privato della casella giustificativi, ad esempio nomi, indirizzi, coordinate bancarie e importi di fornitori, clienti e collaboratori.
2. Scopo e istruzioni
Trattiamo questi dati solo per fornire il servizio che usi: leggere i documenti, controllarli, mostrarti i risultati e conservarli per il download. Il tuo uso del servizio e le tue impostazioni valgono come istruzioni. Non usiamo i dati per scopi nostri, non li vendiamo e non li usiamo per addestrare modelli di IA. Se riteniamo che un’istruzione violi la protezione dei dati, te lo comunichiamo.
3. Riservatezza
Trattiamo i dati in modo riservato. Vi ha accesso solo il gestore di Klyrenta, e solo nella misura necessaria per far funzionare il servizio, rispondere alle tue domande o correggere un guasto. Chiunque coinvolgiamo è tenuto alla stessa riservatezza. Sappiamo che fiduciarie e altri clienti possono essere vincolati al segreto professionale verso i propri clienti; trattiamo i dati di conseguenza.
4. Sicurezza dei dati
Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio (art. 8 LPD), in particolare:
- Sito e dati su server in Svizzera (hosting di Infomaniak Network SA); tutte le connessioni sono cifrate (HTTPS).
- Accesso all’area clienti solo con un link di accesso monouso inviato al tuo indirizzo email; i link di caricamento della casella giustificativi sono lunghi e casuali e si possono rinnovare o disattivare in qualsiasi momento.
- I file caricati vengono cancellati 90 giorni dopo l’elaborazione; il sito non carica script né contenuti di altri fornitori e non usa alcun tracciamento.
- Un limite al numero di tentativi e di caricamenti protegge dagli abusi.
5. Altri responsabili del trattamento
Ci autorizzi a ricorrere ai seguenti altri responsabili del trattamento. Dei contratti li obbligano a proteggere e mettere in sicurezza i dati:
- Infomaniak Network SA, Svizzera: hosting del sito e conservazione dei dati.
- Anthropic Ireland, Limited, Irlanda, con trattamento da parte di Anthropic PBC negli USA: lettura del contenuto dei documenti caricati. Anthropic non può usare questi contenuti per addestrare i propri modelli; secondo Anthropic, input e output vengono cancellati entro 30 giorni, salvo che una conservazione più lunga sia richiesta dalla legge o per far rispettare la sua politica di utilizzo.
Non sono responsabili del trattamento Stripe, che gestisce i pagamenti come titolare proprio e non riceve mai i tuoi documenti, e l’Ufficio federale di statistica (UST), che riceve solo i numeri IVA pubblici dei fornitori per cercarli nel registro IDI.
Prima di aggiungere o sostituire un altro responsabile del trattamento te lo comunichiamo per email almeno 30 giorni prima. Puoi opporti; se non troviamo una soluzione, puoi porre fine al contratto alla data della modifica.
6. Comunicazione all’estero
Secondo il Consiglio federale, l’Irlanda garantisce una protezione dei dati adeguata. Per il trattamento negli USA, il contratto sul trattamento dei dati di Anthropic contiene le clausole contrattuali tipo della Commissione europea con gli adeguamenti per la Svizzera, riconosciute dall’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) (art. 16 cpv. 2 lett. d LPD).
7. Supporto
Ti aiutiamo, per quanto possibile, a rispondere alle richieste delle persone interessate (ad esempio di informazioni o di cancellazione) e ad adempiere gli altri tuoi obblighi secondo la LPD. Le richieste che ci arrivano direttamente te le inoltriamo.
8. Violazioni della sicurezza dei dati
Se veniamo a conoscenza di una violazione della sicurezza dei dati che riguarda i tuoi dati, ti informiamo senza indugio, al più tardi entro 48 ore, con le informazioni di cui disponiamo, affinché tu possa valutare se devi notificarla all’IFPDT (art. 24 LPD).
9. Durata e cancellazione
Questo contratto vale finché trattiamo dati per te. I file caricati vengono cancellati 90 giorni dopo l’elaborazione. Se ci chiedi di chiudere il tuo account o di cancellare i tuoi dati, cancelliamo i tuoi documenti e risultati entro 30 giorni; scarica prima ciò che vuoi conservare. Un account senza alcuna attività per 24 mesi viene cancellato con i suoi documenti e risultati, salvo che un piano mensile sia ancora in corso o che un credito pagato non sia ancora esaurito. Te lo comunichiamo per email 30 giorni prima; basta accedere per conservare l’account. Le copie nei backup vengono sovrascritte al più tardi dopo 35 giorni. I dati che la legge ci obbliga a conservare (ad esempio i giustificativi di pagamento) li conserviamo solo a tale scopo.
10. Informazioni e controlli
Su richiesta ti forniamo le informazioni necessarie per verificare che rispettiamo questo contratto. Controlli più approfonditi, ad esempio da parte di un organo di revisione tenuto al segreto, sono possibili previo accordo e a tue spese.
11. Disposizioni finali
Questo contratto fa parte delle condizioni generali. Nella misura in cui regola più precisamente la protezione dei dati, prevale. Si applica il diritto svizzero; il foro è quello delle condizioni generali.