1. Partes y objeto
Este contrato se aplica entre usted, como cliente empresarial de Klyrenta (responsable del tratamiento), y el operador de Klyrenta indicado en el aviso legal (encargado del tratamiento). Abarca los datos personales contenidos en los documentos que usted sube, o que sus clientes suben mediante un enlace privado del buzón de recibos, por ejemplo nombres, direcciones, datos bancarios e importes de proveedores, clientes y empleados.
2. Finalidad e instrucciones
Tratamos estos datos solo para prestar el servicio que usted utiliza: leer los documentos, revisarlos, mostrarle los resultados y guardarlos para su descarga. Su uso del servicio y sus ajustes son sus instrucciones. No usamos los datos para fines propios, no los vendemos y no los usamos para entrenar modelos de IA. Si consideramos que una instrucción infringe la protección de datos, se lo comunicamos.
3. Confidencialidad
Tratamos los datos de forma confidencial. Solo tiene acceso el operador de Klyrenta, y únicamente en la medida necesaria para hacer funcionar el servicio, responder a sus preguntas o corregir una avería. Toda persona a la que recurramos está obligada a la misma confidencialidad. Sabemos que las fiduciarias y otros clientes pueden estar sujetos al secreto profesional frente a sus propios clientes; tratamos los datos en consecuencia.
4. Seguridad de los datos
Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo (art. 8 LPD), en particular:
- Sitio web y datos en servidores en Suiza (alojamiento de Infomaniak Network SA); todas las conexiones cifradas (HTTPS).
- Acceso al área de cliente solo con un enlace de acceso de un solo uso enviado a su dirección de correo; los enlaces de subida del buzón de recibos son largos y aleatorios, y se pueden renovar o desactivar en cualquier momento.
- Los archivos subidos se eliminan 90 días después de su procesamiento; el sitio web no carga scripts ni contenidos de otros proveedores y no utiliza ningún seguimiento.
- Un límite de intentos y de subidas protege contra los abusos.
5. Subencargados
Usted nos autoriza a recurrir a los siguientes subencargados. Hay contratos que los obligan a proteger y asegurar los datos:
- Infomaniak Network SA, Suiza: alojamiento del sitio web y almacenamiento de los datos.
- Anthropic Ireland, Limited, Irlanda, con tratamiento por Anthropic PBC en EE. UU.: lectura del contenido de los documentos subidos. Anthropic no puede utilizar este contenido para entrenar sus modelos; según Anthropic, las entradas y salidas se eliminan en un plazo de 30 días, salvo que la ley o la aplicación de su política de uso exijan conservarlas más tiempo.
No son subencargados Stripe, que procesa los pagos como responsable propio y nunca recibe sus documentos, ni la Oficina Federal de Estadística (BFS), que solo recibe los números de IVA públicos de los proveedores para consultarlos en el registro UID.
Antes de añadir o sustituir un subencargado, se lo comunicamos por correo con al menos 30 días de antelación. Puede oponerse; si no encontramos una solución, puede poner fin al contrato en la fecha del cambio.
6. Comunicación al extranjero
Según el Consejo Federal, Irlanda ofrece una protección de datos adecuada. Para el tratamiento en EE. UU., el contrato de tratamiento de datos de Anthropic contiene las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea con las adaptaciones para Suiza, que reconoce el Comisionado Federal de Protección de Datos y Transparencia (FDPIC, en alemán EDÖB) (art. 16, apdo. 2, letra d, LPD).
7. Apoyo
Le ayudamos, en la medida de lo posible, a responder a las solicitudes de las personas afectadas (por ejemplo, de acceso o de supresión) y a cumplir sus demás obligaciones según la LPD. Le remitimos las solicitudes que nos lleguen directamente.
8. Violaciones de la seguridad de los datos
Si tenemos conocimiento de una violación de la seguridad de los datos que afecte a sus datos, se lo comunicamos sin demora, a más tardar en 48 horas, con la información de que dispongamos, para que pueda valorar si debe notificarla al FDPIC (art. 24 LPD).
9. Duración y supresión
Este contrato se aplica mientras tratemos datos por cuenta de usted. Los archivos subidos se eliminan 90 días después de su procesamiento. Si nos pide cerrar su cuenta o suprimir sus datos, suprimimos sus documentos y resultados en un plazo de 30 días; descargue antes lo que quiera conservar. Una cuenta sin ninguna actividad durante 24 meses se elimina con sus documentos y resultados, salvo que siga activo un plan mensual o quede saldo pagado sin usar. Se lo comunicamos por correo 30 días antes; basta con entrar para conservar la cuenta. Las copias de seguridad se sobrescriben como mucho a los 35 días. Los datos que la ley nos obliga a conservar (por ejemplo, los justificantes de pago) solo se conservan con ese fin.
10. Información y controles
Si lo solicita, le facilitamos la información necesaria para comprobar que cumplimos este contrato. Controles más amplios, por ejemplo por un auditor obligado a guardar secreto, son posibles previo acuerdo y a su cargo.
11. Disposiciones finales
Este contrato forma parte de las condiciones generales. En la medida en que regule con más precisión la protección de datos, prevalece. Se aplica el derecho suizo; el fuero es el de las condiciones generales.