Eine Rechnung kommt per Post, dieselbe Rechnung kommt zwei Tage später per E-Mail. Ein Lieferant schickt eine Mahnung mit einer neuen Rechnungsnummer, obwohl die erste schon bezahlt ist. Zwei Personen im Betrieb geben dieselbe Rechnung frei. So entstehen Doppelzahlungen. Sie fallen selten sofort auf, und das Geld kommt nicht von allein zurück.
Dieser Beitrag zeigt, woran Sie doppelte Lieferantenrechnungen erkennen, wie Sie die Kontrolle im Alltag organisieren und was Sie tun, wenn schon zweimal bezahlt wurde.
Wie Doppelzahlungen in kleinen Betrieben entstehen
Die häufigsten Ursachen sind nicht Betrug, sondern Abläufe:
- Mehrere Kanäle. Die Rechnung liegt als PDF im Posteingang, als Papier auf dem Tisch und als Kopie in der Mahnung.
- Mahnung statt Kopie. Manche Lieferanten erzeugen für die Mahnung ein neues Dokument mit neuem Datum. Wer nur das Datum vergleicht, sieht zwei Rechnungen.
- Teil- und Schlussrechnung. Bei Bauleistungen oder Projekten überschneiden sich Akontorechnung und Schlussrechnung. Ohne Abgleich wird der Akontobetrag zweimal gezahlt.
- Mehrere Personen zahlen. Wenn zwei Personen Zugriff aufs E-Banking haben und keine gemeinsame Liste führen, zahlt jede, was sie sieht.
- Lieferantenwechsel in der Buchhaltung. Derselbe Lieferant ist zweimal angelegt, einmal mit altem Namen, einmal mit neuem. Die Software erkennt die Dublette nicht.
Woran Sie ein Duplikat erkennen
Eine doppelte Rechnung ist selten eine exakte Kopie. Prüfen Sie deshalb mehrere Merkmale zusammen:
- Rechnungsnummer des Lieferanten. Gleiche Nummer, gleicher Lieferant: fast sicher ein Duplikat.
- Betrag und Währung. Gleicher Totalbetrag bei gleichem Lieferanten innerhalb weniger Wochen ist ein Warnsignal, auch bei anderer Nummer.
- Rechnungsdatum und Leistungsdatum. Gemäss Art. 26 MWSTG soll eine Rechnung den Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung nennen. Gleicher Leistungszeitraum bei gleichem Betrag deutet auf eine Doppelstellung hin.
- QR-Referenz. Auf der QR-Rechnung steht eine Referenznummer, die der Lieferant pro Forderung vergibt. Zwei Dokumente mit derselben QR-Referenz gehören zur selben Forderung.
- IBAN und Zahlungsempfänger. Gleich bleibend bei echten Duplikaten. Weicht die IBAN ab, ist das kein Duplikat, sondern ein anderes Problem (siehe geänderte IBAN).
Kein einzelnes Merkmal reicht. Eine Mahnung hat ein neues Datum, aber dieselbe Referenz. Eine Akontorechnung hat eine andere Nummer, aber denselben Leistungszeitraum.
Warum der Abgleich über Monate gehen muss
Doppelzahlungen entstehen oft mit Verzögerung: Die Mahnung kommt 30 bis 60 Tage nach der ersten Rechnung. Wer nur die Rechnungen der laufenden Woche vergleicht, sieht die erste nicht mehr. Der Abgleich sollte deshalb mindestens die letzten drei bis sechs Monate umfassen, bei Projektlieferanten besser das ganze Projekt.
Die Belege selbst müssen Sie ohnehin behalten: Nach Art. 70 MWSTG und Art. 958f OR sind Geschäftsbücher und Belege zehn Jahre aufzubewahren. Die ESTV kann eine Steuerforderung bis fünf Jahre nach Ablauf der Steuerperiode festsetzen (Art. 42 Abs. 1 MWSTG). Eine doppelt verbuchte Rechnung bedeutet auch einen doppelt geltend gemachten Vorsteuerabzug, und das fällt bei einer Kontrolle auf.
Was tun, wenn schon doppelt bezahlt wurde
- Lieferanten schriftlich informieren und die Rückzahlung verlangen. Nennen Sie beide Zahlungsdaten und Beträge.
- Mit der nächsten Rechnung verrechnen, wenn der Lieferant einverstanden ist. Das ist oft schneller als eine Rückzahlung.
- Buchhaltung korrigieren. Die zweite Zahlung ist keine Aufwandsbuchung, sondern eine Forderung gegenüber dem Lieferanten. Die Vorsteuer darf nur einmal abgezogen werden.
- Bank fragen, falls die zweite Zahlung erst heute oder gestern ausgelöst wurde. Manchmal lässt sie sich noch stoppen.
Ein Anspruch auf Rückzahlung besteht; das Geld zurückzuholen kostet aber Zeit, besonders wenn der Lieferant inzwischen nicht mehr existiert.
Checkliste: Doppelzahlungen vermeiden
- Eine Person ist für die Freigabe zuständig, oder es gilt das Vier-Augen-Prinzip.
- Jede eingehende Rechnung wird in einer Liste erfasst: Lieferant, Nummer, Datum, Betrag, QR-Referenz, Status.
- Vor jeder Zahlung: Nummer, Betrag und Referenz gegen die Liste der letzten sechs Monate prüfen.
- Mahnungen werden nie direkt bezahlt. Zuerst wird die Originalrechnung gesucht.
- Akonto- und Schlussrechnungen werden nebeneinandergelegt und der Abzug kontrolliert.
- Bezahlte Rechnungen werden sichtbar markiert, auch die Papierversion.
- Lieferantenstamm regelmässig auf Doppeleinträge prüfen.
Doppelte Rechnungen automatisch abgleichen
Klyrenta prüft hochgeladene Lieferantenrechnungen (PDF oder Foto) gegen die letzten 2'000 Rechnungen im Konto und meldet Duplikate mit Begründung: gleiche Nummer, gleicher Betrag, gleiche Referenz. Dazu kommen die weiteren Kontrollen, etwa ob Netto plus MWST das Total ergibt, ob der MWST-Satz zum Leistungsdatum passt und ob die IBAN gegenüber früheren Rechnungen gewechselt hat. Das Ergebnis ist pro Rechnung OK, Warnung oder Fehler, mit Excel-Export.
Klyrenta zahlt nichts, bucht nichts und entscheidet nichts. Es zeigt, was Sie vor der Zahlung ansehen sollten. Die Daten liegen in der Schweiz bei Infomaniak; hochgeladene Dateien werden nach 90 Tagen gelöscht.
Die ersten 10 Rechnungen sind kostenlos, danach CHF 49 einmalig für 100 Rechnungen oder CHF 59 pro Monat für 200. Details und Start: Rechnungskontrolle für KMU.
Geprüft anhand der im Text genannten amtlichen Quellen.