Une facture arrive par courrier, la même arrive deux jours plus tard par e-mail. Un fournisseur envoie un rappel avec un nouveau numéro alors que la première facture est déjà réglée. Deux personnes de l'entreprise valident le même document. C'est ainsi que naissent les doubles paiements. On les remarque rarement tout de suite, et l'argent ne revient pas tout seul.
Cet article explique comment reconnaître une facture fournisseur en double, comment organiser le contrôle au quotidien et que faire si le paiement a déjà été effectué deux fois.
Comment les doubles paiements apparaissent dans une PME
Les causes les plus fréquentes ne sont pas la fraude, mais l'organisation :
- Plusieurs canaux. La facture existe en PDF dans la messagerie, en papier sur le bureau et en copie jointe au rappel.
- Rappel au lieu de copie. Certains fournisseurs génèrent pour le rappel un nouveau document avec une nouvelle date. Si l'on ne compare que la date, on voit deux factures.
- Acompte et facture finale. Dans la construction ou les projets, l'acompte et le décompte final se chevauchent. Sans rapprochement, l'acompte est payé deux fois.
- Plusieurs personnes paient. Si deux personnes ont accès à l'e-banking sans liste commune, chacune paie ce qu'elle voit.
- Fournisseur créé deux fois dans la comptabilité, avec l'ancien et le nouveau nom. Le logiciel ne voit pas le doublon.
À quoi reconnaître un doublon
Une facture en double est rarement une copie exacte. Il faut donc croiser plusieurs éléments :
- Numéro de facture du fournisseur. Même numéro, même fournisseur : presque sûrement un doublon.
- Montant et monnaie. Même total chez le même fournisseur à quelques semaines d'intervalle : signal d'alerte, même avec un autre numéro.
- Date de facture et date de prestation. Selon l'art. 26 LTVA, la facture indique la date ou la période de la prestation. Même période et même montant : probable double facturation.
- Référence QR. La QR-facture porte une référence attribuée par le fournisseur à chaque créance. Deux documents avec la même référence QR concernent la même créance.
- IBAN et bénéficiaire. Identiques pour un vrai doublon. Si l'IBAN diffère, ce n'est pas un doublon mais un autre problème (voir IBAN modifié).
Aucun critère ne suffit seul. Un rappel a une nouvelle date mais la même référence. Un acompte a un autre numéro mais la même période de prestation.
Pourquoi le rapprochement doit couvrir plusieurs mois
Le double paiement arrive souvent avec un décalage : le rappel parvient 30 à 60 jours après la première facture. Si l'on ne compare que les factures de la semaine, la première n'est plus visible. Le rapprochement devrait couvrir au moins les trois à six derniers mois, et tout le projet pour les fournisseurs de chantier.
Les pièces doivent de toute façon être conservées : selon l'art. 70 LTVA et l'art. 958f CO, les livres et pièces comptables se gardent dix ans. L'AFC peut fixer une créance fiscale jusqu'à cinq ans après la fin de la période fiscale (art. 42 al. 1 LTVA). Une facture comptabilisée deux fois, c'est aussi un impôt préalable déduit deux fois, ce qui ressort lors d'un contrôle.
Que faire si le paiement a déjà été fait deux fois
- Informer le fournisseur par écrit et demander le remboursement, en indiquant les deux dates et montants.
- Compenser avec la prochaine facture, si le fournisseur accepte. C'est souvent plus rapide.
- Corriger la comptabilité. Le second paiement n'est pas une charge mais une créance envers le fournisseur. L'impôt préalable ne se déduit qu'une fois.
- Appeler la banque si le second paiement date d'aujourd'hui ou d'hier. Il peut parfois encore être arrêté.
Le droit au remboursement existe, mais récupérer l'argent prend du temps, surtout si le fournisseur a entre-temps cessé son activité.
Check-list : éviter les doubles paiements
- Une seule personne valide, ou principe du double contrôle.
- Chaque facture entrante est inscrite dans une liste : fournisseur, numéro, date, montant, référence QR, statut.
- Avant chaque paiement : numéro, montant et référence comparés à la liste des six derniers mois.
- Un rappel n'est jamais payé directement ; on cherche d'abord la facture d'origine.
- Acomptes et facture finale sont posés côte à côte et la déduction vérifiée.
- Les factures payées sont marquées visiblement, version papier comprise.
- La liste des fournisseurs est nettoyée régulièrement des doublons.
Rapprocher automatiquement les factures en double
Klyrenta compare chaque facture fournisseur téléversée (PDF ou photo) avec les 2'000 dernières factures du compte et signale les doublons avec motif : même numéro, même montant, même référence. S'y ajoutent les autres contrôles : net plus TVA égale total, taux de TVA valable à la date de prestation, IBAN inchangé par rapport aux factures précédentes. Le résultat est OK, Avertissement ou Erreur par facture, avec export Excel.
Klyrenta ne paie rien, ne comptabilise rien et ne décide rien. Il montre ce qu'il faut regarder avant de payer. Les données sont hébergées en Suisse chez Infomaniak ; les fichiers sont supprimés après 90 jours.
Les 10 premières factures sont gratuites, puis CHF 49 une fois pour 100 factures ou CHF 59 par mois pour 200. Détails : Contrôle des factures pour PME.
Vérifié d'après les sources officielles citées dans le texte.