Una fattura arriva per posta, la stessa fattura arriva due giorni dopo per e-mail. Un fornitore manda un sollecito con un nuovo numero, anche se la prima fattura è già stata pagata. Due persone in azienda approvano lo stesso documento. Così nascono i doppi pagamenti. Si notano raramente subito, e i soldi non tornano da soli.
Questo articolo spiega come riconoscere una fattura fornitore doppia, come organizzare il controllo nel lavoro quotidiano e cosa fare se il pagamento è già stato eseguito due volte.
Come nascono i doppi pagamenti in una piccola azienda
Le cause più frequenti non sono le frodi, ma i processi:
- Più canali. La fattura è in PDF nella posta elettronica, su carta sulla scrivania e in copia allegata al sollecito.
- Sollecito al posto della copia. Alcuni fornitori generano per il sollecito un nuovo documento con una nuova data. Chi confronta solo la data vede due fatture.
- Acconto e fattura finale. Nell'edilizia o nei progetti, la fattura di acconto e il conteggio finale si sovrappongono. Senza riconciliazione l'acconto viene pagato due volte.
- Più persone pagano. Se due persone accedono all'e-banking senza una lista comune, ognuna paga quello che vede.
- Fornitore registrato due volte in contabilità, con il vecchio e con il nuovo nome. Il software non riconosce il doppione.
Da cosa si riconosce un doppione
Una fattura doppia è raramente una copia identica. Vanno quindi incrociati più elementi:
- Numero di fattura del fornitore. Stesso numero, stesso fornitore: quasi sicuramente un doppione.
- Importo e valuta. Stesso totale dallo stesso fornitore a poche settimane di distanza: segnale d'allarme, anche con un numero diverso.
- Data della fattura e data della prestazione. Secondo l'art. 26 LIVA, la fattura indica la data o il periodo della prestazione. Stesso periodo e stesso importo: probabile doppia fatturazione.
- Riferimento QR. La QR-fattura riporta un riferimento assegnato dal fornitore a ogni credito. Due documenti con lo stesso riferimento QR riguardano lo stesso credito.
- IBAN e beneficiario. Identici in un vero doppione. Se l'IBAN è diverso, non è un doppione ma un altro problema (vedi IBAN modificato).
Nessun criterio basta da solo. Un sollecito ha una nuova data ma lo stesso riferimento. Un acconto ha un altro numero ma lo stesso periodo di prestazione.
Perché il confronto deve coprire più mesi
Il doppio pagamento arriva spesso con ritardo: il sollecito giunge 30-60 giorni dopo la prima fattura. Se si confrontano solo le fatture della settimana, la prima non è più visibile. Il confronto dovrebbe coprire almeno gli ultimi tre-sei mesi, e per i fornitori di cantiere l'intero progetto.
I documenti vanno comunque conservati: secondo l'art. 70 LIVA e l'art. 958f CO, libri contabili e giustificativi si conservano per dieci anni. L'AFC può determinare un credito fiscale fino a cinque anni dopo la fine del periodo fiscale (art. 42 cpv. 1 LIVA). Una fattura contabilizzata due volte significa anche un'imposta precedente dedotta due volte, e questo emerge in un controllo.
Cosa fare se si è già pagato due volte
- Informare il fornitore per iscritto e chiedere il rimborso, indicando entrambe le date e gli importi.
- Compensare con la prossima fattura, se il fornitore è d'accordo. Spesso è più rapido di un rimborso.
- Correggere la contabilità. Il secondo pagamento non è un costo, ma un credito verso il fornitore. L'imposta precedente si deduce una sola volta.
- Chiamare la banca se il secondo pagamento è di oggi o di ieri. A volte si può ancora fermare.
Il diritto al rimborso esiste, ma recuperare il denaro richiede tempo, soprattutto se nel frattempo il fornitore ha cessato l'attività.
Checklist: evitare i doppi pagamenti
- Una sola persona approva, oppure vale il principio del doppio controllo.
- Ogni fattura in entrata è registrata in una lista: fornitore, numero, data, importo, riferimento QR, stato.
- Prima di ogni pagamento: numero, importo e riferimento confrontati con la lista degli ultimi sei mesi.
- Un sollecito non si paga mai direttamente; prima si cerca la fattura originale.
- Acconti e fattura finale vengono messi a confronto e la deduzione verificata.
- Le fatture pagate vengono contrassegnate in modo visibile, anche la versione cartacea.
- L'anagrafica fornitori viene ripulita regolarmente dai doppioni.
Confrontare automaticamente le fatture doppie
Klyrenta confronta ogni fattura fornitore caricata (PDF o foto) con le ultime 2'000 fatture del conto e segnala i doppioni con motivazione: stesso numero, stesso importo, stesso riferimento. Si aggiungono gli altri controlli: netto più IVA uguale al totale, aliquota IVA valida alla data della prestazione, IBAN invariato rispetto alle fatture precedenti. Il risultato è OK, Avviso o Errore per ogni fattura, con esportazione in Excel.
Klyrenta non paga nulla, non contabilizza nulla e non decide nulla. Mostra cosa guardare prima di pagare. I dati sono ospitati in Svizzera presso Infomaniak; i file vengono cancellati dopo 90 giorni.
Le prime 10 fatture sono gratuite, poi CHF 49 una tantum per 100 fatture oppure CHF 59 al mese per 200. Dettagli: Controllo fatture per PMI.
Verificato sulle fonti ufficiali citate nel testo.