Una factura llega por correo postal; la misma factura llega dos días después por e-mail. Un proveedor envía un recordatorio de pago con un número nuevo aunque la primera factura ya está pagada. Dos personas de la empresa aprueban el mismo documento. Así nacen los pagos dobles. Rara vez se notan enseguida, y el dinero no vuelve solo.
Este artículo explica cómo reconocer una factura de proveedor duplicada, cómo organizar el control en el día a día y qué hacer si ya se pagó dos veces.
Cómo se producen los pagos dobles en una pequeña empresa
Las causas más frecuentes no son fraudes, sino procesos:
- Varios canales. La factura está en PDF en el correo, en papel sobre la mesa y en copia adjunta al recordatorio.
- Recordatorio en lugar de copia. Algunos proveedores generan para el recordatorio (en Suiza, «Mahnung» o «rappel») un documento nuevo con fecha nueva. Quien compara solo la fecha ve dos facturas.
- Factura a cuenta y factura final. En construcción o proyectos, el pago a cuenta («Akonto») y la liquidación final se solapan. Sin conciliación, el anticipo se paga dos veces.
- Varias personas pagan. Si dos personas tienen acceso a la banca electrónica sin una lista común, cada una paga lo que ve.
- Proveedor dado de alta dos veces en la contabilidad, con el nombre antiguo y el nuevo. El programa no detecta el duplicado.
En qué se reconoce un duplicado
Una factura duplicada rara vez es una copia exacta. Por eso hay que cruzar varios datos:
- Número de factura del proveedor. Mismo número, mismo proveedor: casi seguro un duplicado.
- Importe y moneda. Mismo total del mismo proveedor con pocas semanas de diferencia: señal de alerta, aunque el número sea otro.
- Fecha de factura y fecha de la prestación. Según el art. 26 de la Ley del IVA suiza (MWSTG/LTVA), la factura indica la fecha o el periodo de la prestación. Mismo periodo y mismo importe: probable doble facturación.
- Referencia QR. En Suiza, las facturas llevan una factura QR (QR-Rechnung / QR-facture) con una referencia que el proveedor asigna a cada cobro. Dos documentos con la misma referencia QR corresponden al mismo cobro.
- IBAN y beneficiario. Idénticos en un duplicado real. Si el IBAN es distinto, no es un duplicado sino otro problema (ver IBAN cambiado).
Ningún criterio basta por sí solo. Un recordatorio tiene fecha nueva pero la misma referencia. Un pago a cuenta tiene otro número pero el mismo periodo de prestación.
Por qué la comparación debe abarcar varios meses
El pago doble suele llegar con retraso: el recordatorio aparece 30 a 60 días después de la primera factura. Si solo se comparan las facturas de la semana, la primera ya no está a la vista. La comparación debería cubrir al menos los últimos tres a seis meses, y en proveedores de obra, todo el proyecto.
Los justificantes hay que guardarlos de todos modos: según el art. 70 MWSTG y el art. 958f del Código de Obligaciones suizo, libros y comprobantes se conservan diez años. La Administración Federal de Contribuciones (ESTV/AFC, la agencia tributaria federal) puede fijar una deuda de IVA hasta cinco años después del cierre del periodo fiscal (art. 42 párr. 1 MWSTG). Una factura contabilizada dos veces es también un IVA soportado («Vorsteuer») deducido dos veces, y eso sale a la luz en una inspección.
Qué hacer si ya se pagó dos veces
- Avisar al proveedor por escrito y pedir la devolución, indicando ambas fechas e importes.
- Compensar con la próxima factura, si el proveedor acepta. Suele ser más rápido que una devolución.
- Corregir la contabilidad. El segundo pago no es un gasto sino un crédito frente al proveedor. El IVA soportado solo se deduce una vez.
- Llamar al banco si el segundo pago se hizo hoy o ayer. A veces aún se puede detener.
Lista de comprobación: evitar pagos dobles
- Una sola persona aprueba, o rige el principio de los cuatro ojos (doble control).
- Cada factura entrante se anota en una lista: proveedor, número, fecha, importe, referencia QR, estado.
- Antes de cada pago: número, importe y referencia se comparan con la lista de los últimos seis meses.
- Un recordatorio nunca se paga directamente; primero se busca la factura original.
- Facturas a cuenta y factura final se ponen una junto a otra y se verifica la deducción.
- La lista de proveedores se limpia de duplicados con regularidad.
Comparar facturas duplicadas de forma automática
Klyrenta compara cada factura de proveedor subida (PDF o foto) con las últimas 2'000 facturas de la cuenta y señala los duplicados con el motivo: mismo número, mismo importe, misma referencia. A eso se suman los demás controles: neto más IVA igual al total, tipo de IVA válido en la fecha de la prestación, IBAN sin cambios respecto a facturas anteriores. El resultado es OK, Aviso o Error por factura, con exportación a Excel.
Klyrenta no paga nada, no contabiliza nada y no decide nada. Muestra qué conviene mirar antes de pagar. Los datos se alojan en Suiza en Infomaniak; los archivos se borran a los 90 días.
Las 10 primeras facturas son gratuitas; después, CHF 49 en pago único por 100 facturas o CHF 59 al mes por 200. Detalles: Control de facturas para pymes.
Comprobado con las fuentes oficiales citadas en el texto.