Auf fast jeder Schweizer Rechnung steht eine Nummer im Format CHE-123.456.789 MWST. Die meisten lesen darüber hinweg. Dabei entscheidet diese Nummer, ob die ausgewiesene MWST als Vorsteuer abgezogen werden darf. Ein Lieferant, der MWST verrechnet, aber nicht im Register steht, kostet Sie bei der nächsten Kontrolle genau diesen Betrag.
Dieser Beitrag erklärt, was die UID ist, wie Sie sie lesen und wo Sie in einer Minute prüfen, ob ein Lieferant MWST-pflichtig ist.
Was die UID ist und wie sie aufgebaut ist
Die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) ist die einheitliche Nummer für jedes Unternehmen in der Schweiz. Sie wird vom Bundesamt für Statistik (BFS) vergeben und im öffentlichen UID-Register geführt. Aufbau:
- CHE als Länderpräfix,
- neun Ziffern in drei Dreiergruppen, zum Beispiel 123.456.789,
- die letzte Ziffer ist eine Prüfziffer. Tippfehler oder erfundene Nummern fallen damit meist schon formal auf.
Die MWST-Nummer ist laut ESTV dieselbe UID mit dem Zusatz «MWST»: CHE-123.456.789 MWST. Der Zusatz darf auch französisch (TVA) oder italienisch (IVA) lauten; «VAT» ist nicht zulässig. Andere Schreibweisen wie CHE123456789MWST oder «MWST-Nummer: 123.456.789» kommen vor und sind für den Vorsteuerabzug unschädlich, solange die übrigen Voraussetzungen nach Art. 28 ff. MWSTG erfüllt sind.
Wichtig: Eine UID hat jedes Unternehmen, auch ein nicht MWST-pflichtiges. Der Zusatz «MWST» allein beweist nichts. Entscheidend ist, ob im Register der MWST-Status aktiv ist.
Warum die MWST-Registrierung des Lieferanten Ihr Problem ist
Nach Art. 28 Abs. 1 Bst. a MWSTG dürfen Sie die Ihnen in Rechnung gestellte Inlandsteuer abziehen. Art. 26 Abs. 2 MWSTG verlangt dafür auf der Rechnung den Namen des Leistungserbringers, den Hinweis auf die Eintragung im Register der steuerpflichtigen Personen und die Nummer, unter der er eingetragen ist.
Stellt jemand MWST in Rechnung, der nicht registriert ist, schuldet er die ausgewiesene Steuer zwar dem Bund (Art. 27 Abs. 2 MWSTG). Für Sie als Empfänger heisst das aber nicht, dass der Abzug durchgeht: Bei einer Kontrolle prüft die ESTV, ob der Lieferant zum Leistungszeitpunkt im Register war. War er es nicht, wird die Vorsteuer aufgerechnet, und zwar für bis zu fünf Jahre rückwirkend (Art. 42 Abs. 1 MWSTG), mit Verzugszins (seit 2026: 4 %, EFD).
Konkret: Eine Rechnung über CHF 1'000 netto plus CHF 81 MWST von einem nicht registrierten Lieferanten kostet Sie CHF 1'081, und die CHF 81 bekommen Sie nicht zurück.
Typische Fälle in der Praxis
- Kleinunternehmen unter der Umsatzgrenze. Wer unter CHF 100'000 Umsatz liegt, ist von der Steuerpflicht befreit und darf keine MWST ausweisen, tut es aber manchmal aus Gewohnheit oder weil die Rechnungsvorlage es vorgibt.
- Neu gegründete Firma. Die UID existiert, die MWST-Registrierung ist beantragt, aber noch nicht aktiv.
- Gelöschte Firma. Das Unternehmen wurde liquidiert oder die MWST-Pflicht endete; die Rechnungsvorlage blieb.
- Falsche Nummer. Zahlendreher, Nummer einer anderen Firma aus derselben Gruppe, oder die Nummer gehört zu einer Einzelfirma, während die Rechnung von einer GmbH kommt.
- Rechnung ohne jede Nummer, aber mit ausgewiesener MWST.
Lieferanten im UID-Register prüfen
Die Prüfung ist kostenlos und braucht kein Login:
- uid.admin.ch öffnen.
- UID oder Firmennamen eingeben.
- Im Eintrag die Rubrik MWST ansehen: Status (aktiv / inaktiv), Beginn und allenfalls Ende der Steuerpflicht.
- Name und Sitz mit der Rechnung vergleichen. Die Rechtsform muss passen (AG, GmbH, Einzelfirma).
Prüfen Sie nicht nur neue Lieferanten. Eine MWST-Pflicht kann enden, ohne dass sich die Rechnungen ändern.
Checkliste: UID und MWST-Nummer
- Nummer vorhanden, Format CHE-xxx.xxx.xxx mit Zusatz MWST/TVA/IVA?
- Prüfziffer formal korrekt?
- Eintrag in uid.admin.ch gefunden, Name und Rechtsform stimmen?
- MWST-Status zum Leistungsdatum aktiv?
- Ausgewiesener Satz und Betrag plausibel (siehe MWST-Sätze prüfen)?
- Bei Zweifel: Vorsteuer nicht abziehen, Lieferanten um korrigierte Rechnung bitten.
UID-Prüfung automatisch bei jeder Rechnung
Klyrenta liest die MWST-Nummer aus jeder hochgeladenen Rechnung, prüft Format und Prüfziffer und gleicht sie mit dem UID-Register des Bundes ab. Ist der Lieferant nicht als MWST-pflichtig eingetragen, erscheint ein Fehler mit dem Betrag, der nicht abziehbar wäre. Fehlt die Nummer ganz, wird das gemeldet. Dazu kommen Duplikatprüfung, Satz- und Betragskontrolle und der IBAN-Vergleich mit früheren Rechnungen.
Klyrenta entscheidet nicht über den Vorsteuerabzug und reicht nichts bei der ESTV ein; es zeigt, wo Sie nachsehen sollten. Die Daten bleiben in der Schweiz bei Infomaniak; Dateien werden nach 90 Tagen gelöscht.
10 Rechnungen kostenlos, danach ab CHF 49 einmalig für 100. Treuhandbüros können den Belegeingang für mehrere Mandanten ab CHF 149 pro Monat nutzen. Mehr: Rechnungskontrolle für KMU.
Geprüft anhand der im Text genannten amtlichen Quellen.