Auf einer Lieferantenrechnung steht ein MWST-Satz, ein MWST-Betrag und ein Total. Ob die drei Zahlen zusammenpassen und ob der Satz überhaupt gilt, prüft kaum jemand nach. Dabei entscheidet genau das, ob Sie die Vorsteuer abziehen dürfen, ob Sie zu viel zahlen und ob eine MWST-Kontrolle Nachforderungen bringt.
Dieser Beitrag fasst zusammen, welche Sätze in der Schweiz gelten, wie Sie eine Rechnung in zwei Minuten nachrechnen und welche Angaben nach Gesetz darauf stehen müssen.
Die Schweizer MWST-Sätze seit 1. Januar 2024
Seit dem 1. Januar 2024 gelten gemäss ESTV drei Sätze:
| Satz | Gilt für | Bis 31.12.2023 |
|---|---|---|
| 8.1 % Normalsatz | die meisten Waren und Dienstleistungen | 7.7 % |
| 2.6 % reduzierter Satz | Lebensmittel, alkoholfreie Getränke, Bücher, Zeitungen, Medikamente u. a. | 2.5 % |
| 3.8 % Sondersatz | Beherbergung (Übernachtung mit Frühstück) | 3.7 % |
Massgebend ist nicht das Rechnungsdatum, sondern der Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung. Eine Rechnung vom Januar 2024 für eine Leistung im Dezember 2023 trägt zu Recht 7.7 %. Eine Rechnung von heute mit 7.7 % für eine aktuelle Leistung ist dagegen falsch. Bei Leistungen, die sich über den Jahreswechsel 2023/2024 erstrecken, war aufzuteilen.
Rechnung nachrechnen: Netto, MWST, Total
Drei Kontrollen genügen:
- Netto + MWST = Total. Steht 1'000.00 netto, 81.00 MWST und 1'081.00 total, passt es. Steht 1'080.00 total, ist irgendwo ein Fehler, häufig ein Rundungs- oder Übertragungsfehler.
- MWST-Betrag = Netto × Satz. 1'000.00 × 8.1 % = 81.00. Steht 77.00 (7.7 %), wurde der alte Satz verwendet.
- Satz passt zur Leistung. Ein Restaurant verrechnet Essen vor Ort zu 8.1 %, Take-away-Lebensmittel zu 2.6 %, Übernachtung mit Frühstück zu 3.8 %. Ein Handwerker verrechnet 8.1 %. Eine Zeitung 2.6 %.
Bei Rechnungen mit mehreren Sätzen muss jeder Teil separat ausgewiesen sein. Steht nur ein Gesamtbetrag «inkl. MWST» ohne Satzangabe, ist die Rechnung für den Vorsteuerabzug ungeeignet.
Was eine Rechnung nach Art. 26 MWSTG enthalten muss
Art. 26 Abs. 2 MWSTG verlangt, dass eine Rechnung Leistungserbringer, Leistungsempfänger und Art der Leistung eindeutig identifiziert und in der Regel enthält:
- Name und Ort des Leistungserbringers, wie er im Geschäftsverkehr auftritt, den Hinweis auf die Eintragung im MWST-Register und die Nummer (Format CHE-123.456.789 MWST);
- Name und Ort des Leistungsempfängers;
- Datum oder Zeitraum der Leistung, sofern nicht gleich dem Rechnungsdatum;
- Art, Gegenstand und Umfang der Leistung;
- das Entgelt;
- den anwendbaren Steuersatz und den geschuldeten Steuerbetrag; ist die Steuer im Entgelt enthalten, genügt die Angabe des Satzes.
Für Kassenzettel bis CHF 400 kann gemäss Art. 57 MWSTV auf Name und Adresse des Empfängers verzichtet werden.
Vorsteuerabzug: was die ESTV sehen will
Nach Art. 28 Abs. 1 Bst. a MWSTG dürfen Sie die Ihnen in Rechnung gestellte Inlandsteuer als Vorsteuer abziehen, sofern sie im Rahmen der unternehmerischen Tätigkeit anfällt und kein Ausschluss nach Art. 29 greift. Der Nachweis läuft über den Beleg. Fehlen MWST-Nummer, Satz oder Steuerbetrag, oder ist der Lieferant gar nicht im MWST-Register, wird der Abzug bei einer Kontrolle gestrichen.
Dazu kommt der Zeithorizont: Die ESTV kann die Steuerforderung bis fünf Jahre nach Ablauf der Steuerperiode festsetzen (Art. 42 Abs. 1 MWSTG). Belege sind zehn Jahre aufzubewahren (Art. 70 Abs. 2 MWSTG). Nachforderungen werden verzinst: Seit 1. Januar 2026 beträgt der Verzugszins auf Bundessteuern inklusive MWST 4 % (EFD), 2025 waren es 4.5 %.
Typische Fehler und Checkliste
- Alter Satz (7.7 %, 2.5 %, 3.7 %) auf Leistungen ab 2024.
- MWST-Betrag stimmt nicht zum Satz, weil auf einer Zwischensumme gerechnet wurde.
- Total weicht um wenige Rappen ab, weil pro Zeile statt auf dem Nettototal gerundet wurde.
- MWST ausgewiesen, aber keine MWST-Nummer: Lieferant ist möglicherweise nicht registriert. Siehe UID und MWST-Nummer prüfen.
- Satz fehlt ganz, nur «inkl. MWST».
Checkliste für jede Rechnung
- Leistungsdatum oder -zeitraum vorhanden?
- Satz passt zu Leistung und Datum (8.1 / 2.6 / 3.8 % ab 2024)?
- Netto × Satz = MWST-Betrag?
- Netto + MWST = Total?
- MWST-Nummer CHE-xxx.xxx.xxx MWST vorhanden?
- Bei mehreren Sätzen: jeder Teil separat ausgewiesen?
MWST-Sätze und Beträge automatisch prüfen
Klyrenta liest hochgeladene Rechnungen (PDF oder Foto), prüft, ob der MWST-Satz zum Leistungsdatum gültig ist, ob der MWST-Betrag zum Satz passt und ob Netto plus MWST das Total ergibt. Die MWST-Nummer des Lieferanten wird gegen das UID-Register geprüft. Jede Rechnung erhält OK, Warnung oder Fehler mit Begründung; der Excel-Export eignet sich als Beilage für die Buchhaltung oder das Treuhandbüro.
Wer vor der Quartalsabrechnung alle Belege auf einmal prüfen will, kann die MWST-Vorprüfung nutzen: CHF 79 einmalig pro Quartal für bis zu 500 Rechnungen. Für den laufenden Betrieb gibt es die Rechnungskontrolle ab 10 Rechnungen kostenlos.
Klyrenta bucht nichts und reicht nichts bei der ESTV ein. Daten liegen in der Schweiz bei Infomaniak, Dateien werden nach 90 Tagen gelöscht. Mehr: Rechnungskontrolle für KMU.
Geprüft anhand der im Text genannten amtlichen Quellen.